Welche Software ist die beste für Sie?


Die Pandemie von 2020 hat Unternehmen einen beispiellosen Anstoß gegeben, Automatisierungssoftware einzuführen, um ihre Mitarbeiter und Systeme besser an die Fernarbeit anzupassen.

Es wird jedoch deutlich, dass die Vorteile, die Automatisierungssoftware durch betriebliche Effizienz und produktivere Teams erzielt, über die einfache Ermöglichung von Remote-Arbeit hinausgehen. Die Automatisierung von Funktionen in Bereichen wie Finanzen, Marketing und Projektmanagement schafft robustere, nachhaltigere Unternehmen.

Vielleicht trifft dies auf keine andere Geschäftsfunktion mehr zu als im Finanzwesen.

Die Automatisierung von Finanzmanagementprozessen wie Kreditorenbuchhaltung und Fakturierung spielt eine entscheidende Rolle, nicht nur für die Gesamteffizienz. Es hilft auch in Schlüsselbereichen der Geschäftskontinuität, wie Betrugsprävention und Cashflow-Management.

Es gibt unzählige Lösungen, um eine beliebige Anzahl von Finanzprozessen zu automatisieren oder einen umfassenden Full-Stack an Automatisierungstools zu entwickeln. Für Finanzverantwortliche, die sich überlegen, wo sie anfangen sollen, ist eine der entscheidenden Fragen zu Beginn genau das, was Sie automatisieren möchten. Es gibt beispielsweise Tools, mit denen Sie die monatlichen Zahlungen Ihrer Organisation einfach automatisieren können. Es gibt auch ausgefeiltere Plattformen, um Ihr gesamtes Kreditorensystem zu automatisieren.

Zahlungsautomatisierung

Die Zahlungsautomatisierung ist ein Werkzeug für elektronische Zahlungen an Anbieter per ACH-Überweisung, virtueller Karte, Überweisung oder Scheck. Es rationalisiert Zahlungen, indem es einige der zeitaufwändigsten Aufgaben aus der menschlichen Hand nimmt und in den Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) übergeht.

Die Zahlungsautomatisierung kann einige Funktionen verarbeiten, z. B. den Abgleich von Rechnungen, die Überprüfung von Überweisungen und die automatische Genehmigung und Überweisung von Zahlungen.

Die Rechnungsverarbeitung ist wohl die leistungsstärkste Funktion von Zahlungsautomatisierungssystemen. Dieser Prozess nimmt Rechnungen von verschiedenen Lieferanten in allen unterschiedlichen Formaten auf. Anschließend entschlüsselt und speichert es alle Informationen, wonach es einen Überprüfungszyklus für die automatische Genehmigung oder die menschliche Überprüfung erstellt.

Der größte Vorteil der Zahlungsautomatisierungssoftware ist natürlich die Zeitersparnis.

Zeit ist ein ebenso wichtiges Gut wie jedes andere Wirtschaftsgut. Durch die Automatisierung von Zahlungen werden Überschreitungen durch manuelle Prozesse verhindert. Es reduziert auch die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern oder verpassten Zahlungen. Durch Automatisierung werden Anbieter sogar schneller bezahlt, was eine großartige Möglichkeit ist, jede Geschäftsbeziehung zu verbessern.

AP-Automatisierung

Die AP- oder Rechnungsautomatisierung geht noch einen Schritt weiter. Neben der Ausgabe von Zahlungen an Lieferanten kann die AP-Automatisierungssoftware Rechnungen elektronisch genehmigen und an alle relevanten Parteien und das Hauptbuch buchen.

Die AP-Automatisierung erfordert mehr Integrationsaufwand, da sie jeden Schritt im Rechnungszyklus betrifft. Zum Beispiel übermittelt es automatisch elektronische Rechnungen an die Zahlungswarteschlange und scannt Papierrechnungen für eine effiziente Weiterleitung.

Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltungskette genehmigen die Rechnung. Danach gibt die Automatisierung die Zahlung aus und erfasst sie im Hauptbuch. Dadurch entsteht eine leicht zu navigierende Papierspur – ohne das Papier.

Die Vorteile der AP-Automatisierung sind im Prinzip die gleichen wie bei der Zahlungsautomatisierung, nur multipliziert.

Da alle manuellen Funktionen obsolet geworden sind – einschließlich der Weiterleitung von Papierkopien, der Eingabe von Rechnungen und der manuellen Abstimmung von Bankkonten – hilft die AP-Automatisierung Unternehmen, viel Zeit zu sparen. Sie können sich auf dringendere Geschäfte konzentrieren.

Welches Automatisierungssystem ist besser für Sie?

Es mag den Anschein haben, als wäre die AP-Automatisierungssoftware eine klare Wahl. Für Unternehmen, die bereit sind, es anzunehmen, könnte dies der Fall sein.

Laut Nasser Chanda, CEO von Paymerang, der führenden Plattform für die Zahlungsautomatisierung, könnte die Zahlungsautomatisierung für Unternehmen am Anfang sogar besser sein.

„Rechnungsautomatisierung und Zahlungsautomatisierung sind beide starke Kandidaten für eine Automatisierung, da sie mit manuellen Prozessen gefüllt sind“, sagt Chanda. „Wir schlagen vor, mit der Zahlungsautomatisierung zu beginnen, da sie innerhalb weniger Tage implementiert werden kann und Einnahmen für das Unternehmen generiert. Es stärkt auch automatisch Effizienz und Sicherheit. Dann schlagen wir vor, diese Einnahmen für die Rechnungsautomatisierung zu verwenden, die etwas mehr Integrationsarbeit erfordert.“

Von der Pandemie betroffene Büros können jedoch die Vorteile eines vollständigen AP-Automatisierungssystems in Betracht ziehen. Das liegt daran, dass die Richtlinien für die Heimarbeit, die viele Unternehmen eingeführt haben, einen Bedarf an integrierten Systemen geschaffen haben. Dies hat wiederum zu einem Massenantrieb in Richtung Automatisierung auf Netzwerkebene geführt.

„AP-Automatisierung ist ein wichtiger Bestandteil eines Business-Continuity-Plans“, sagt Chanda. „Die elektronischen Abläufe funktionieren gut in Remote-Arbeitsszenarien und weil die Arbeitsbelastung der Finanzteams drastisch reduziert wird. Wir haben gesehen, wie unser Geschäft während der Pandemie in die Höhe geschossen ist.“

Proaktiv automatisieren, um Effizienzgewinne zu erzielen

Ob Zahlungsautomatisierung oder allumfassende AP-Automatisierung für Ihr Unternehmen das Richtige ist, die Zeit für die Implementierung ist oft jetzt.

Was hält manche Unternehmen vom Umstieg ab? „Ich denke, sie sind zu beschäftigt, um sie zu automatisieren“, sagt Chanda.

Aber dieser Punkt mag schon strittig sein. „Wir hatten Kunden, die gerade dabei waren, ihre Bücher zu schließen, offene Stellen zu rekrutieren und sich auf Audits vorzubereiten, implementierten unsere Lösung reibungslos. Software-Workflows und KI sind perfekte Werkzeuge, um ein vollständiges und sicheres AP-Automatisierungsprogramm zu ermöglichen.“


Source: ReadWrite by readwrite.com.

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