Die digitale Arbeitsumgebung unterstützt keine echte Arbeit

Interne digitale Services für Mitarbeiter sind der wichtigste, aber am häufigsten vergessene Aspekt der digitalen Arbeitsumgebung. Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz drehen sich oft um Nachrichten und Informationen, soziale Interaktion und Kollaboration – und das ist alles wichtig! Doch eine digitale Arbeitsumgebung muss die Mitarbeiter in erster Linie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Es sollte die Dinge erleichtern, die einfach passieren müssen, und den Leuten helfen, einfach ihre Scheiße zu erledigen.

Aufstieg des sozialen Intranets

Vor etwa sieben Jahren tauchten sie plötzlich massenhaft auf: Social Intranets. Sie wurden auch als „internes Facebook“ bezeichnet. Die Aktivitäten-Feed ein Nachrichtenstrom wurde zum Kern des Intranets, mit der zugrunde liegenden Idee, dass das Verbinden von Menschen der Kern (viel) der Arbeit ist. Das Denken in und der Aufbau von Gemeinschaften wurde zum Ausgangspunkt.

Social Intranets haben die traditionelleren Intranets in Vergessenheit geraten lassen. Das hätten wir sowieso schon lange nicht mehr gebraucht, war der Tenor in vielen Organisationen. Und das war sehr verständlich. Denn ein Intranet, in dem Sie nur die neuesten Nachrichten und auch nur veraltete Informationen und Kontaktdaten von bereits ausgeschiedenen Kollegen finden, nützt Ihnen natürlich nichts.

Viel Arbeit ist überhaupt nicht sozial

Aber macht das Social Intranet das viel besser? Ich frage mich sehr. Denn viele Organisationen sind gar nicht dafür gerüstet, „sozial“ miteinander zu arbeiten. Das hat mit unzähligen Faktoren zu tun, zum Beispiel mit der Branche oder Branche und der damit verbundenen Art der Arbeit, mit der Organisationskultur und Führung, aber auch einfach mit (fehlender) Steuerung der sozialen Interaktion.

Das Problem vieler altmodischer, aber auch sozialer Intranets ist immer noch das Gefühl vieler Mitarbeiter, dass es „hinzugefügt“ wird. Mit anderen Worten, das Intranet hilft mir bei meiner täglichen Arbeit nicht. Dafür muss ich eine extra Aktion machen. Ich muss zusätzlich zu all den Dingen, die einfach erledigt werden müssen, zusätzliche Zeit dafür aufwenden. Das Intranet oder die Community ist eines der ersten Dinge, die von der Tafel fallen, wenn mehr Arbeit als Zeit anfällt.

Drei Aspekte sind für die digitale Arbeitsumgebung relevant

Verstehen Sie mich nicht falsch: Ich möchte nicht sagen, dass die Bereitstellung von Nachrichten und Informationen sowie die soziale Interaktion über eine digitale Plattform in einer Organisation unwichtig sind. Weit entfernt von! Kürzlich habe ich darüber geschrieben die drei Kernaspekte eines Intranets oder einer digitalen Arbeitsumgebung, wahr Kommunikation (lesen Sie auch: Nachschlagewerk und Informationsvermittlung) und Zusammenarbeit (lesen Sie auch: soziale Interaktion und Gemeinschaftsbildung) gehören sicherlich dazu.

Venn-Diagramm mit drei Sphären: Kommunikation, Service und Zusammenarbeit, mit Erreichen, Dienen und Einbeziehen an der Überschneidung.

Aber der dritte Aspekt wird relativ wenig beachtet und scheint von vielen Spezialisten in Organisationen, externen Beratern und Softwareanbietern zu ignorieren. Das ist der Aspekt von Service.

Wovon rede ich, wenn ich von internen digitalen Diensten spreche? Eigentlich zwei Dinge:

  1. alles Primärprozesse unterstützt und macht es besser und einfacher.
  2. alles Sekundärprozesse unterstützt und macht es besser und einfacher.

„Digitaler Arbeitsplatz“ ist mehr als Information und Interaktion

Mein Ausgangspunkt in vielen Gesprächen mit Kunden, die mit ihrem digitalen Arbeitsplatz durchstarten möchten, ist, dass die Organisation bereits über einen digitalen Arbeitsplatz verfügt. Denn wenn Sie über Outlook und Word verfügen, bilden sie zusammen Ihre digitale Arbeitsumgebung.

Ich möchte dann hinzufügen, dass der Begriff „digitale Arbeitsumgebung“ einen viel weiter gefassten Begriff umfassen kann als der, der normalerweise mit „digitalem Arbeitsplatz“ gemeint ist. Der digitale Arbeitsplatz ist oft ein definiertes Werkzeug für Nachrichten, Informationsbereitstellung und soziale Interaktion. Dabei steht für mich die digitale Arbeitsumgebung für alle digitalen Tools, Systeme und Anwendungen, die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit nutzen.

Leitfrage: Was ist die „echte“ Arbeit?

Vor diesem Hintergrund finde ich es auch interessant festzustellen, dass die meisten Mitarbeiter in Unternehmen nicht den ganzen Tag über Nachrichten konsumieren, Informationen nachschlagen und Wissen digital mit Kollegen teilen. Die „echte“ Arbeit ist für viele Menschen etwas ganz anderes. Denk an:

  • In einem Krankenhaus: zur Betreuung oder Behandlung von Patienten oder Klienten.
  • Auf einen Universität: Schüler unterrichten oder betreuen.
  • An einer Transportunternehmen: Sachen lagern, für den Transport vorbereiten, zum Kunden transportieren.
  • In dem Freizeitbereich: Bedienung der Gäste im Restaurant.
  • Denken Sie aber auch an Klempner, Stuckateure oder Elektriker, die Menschen besuchen.
  • Enzovoort und so weiter.

Allen diesen Personengruppen wird in der täglichen Praxis oft am besten geholfen, indem die internen digitalen Services kontinuierlich optimiert werden. Dies geht aus Recherchen hervor, die ich seit Jahren für eine Vielzahl von Organisationen durchführe. Was Menschen von einer digitalen Arbeitsumgebung erwarten, ist eine bessere und einfachere Unterstützung für ihre Hauptarbeit.

Foto eines Mannes in Arbeitskleidung mit Handscanner

Woran können Sie also denken? Ich schaue mir noch einmal die Liste der Sektoren an, die ich oben bereits aufgeführt habe:

  • Pflege: eine Krankenschwester oder ein Pflegepersonal, das direkten Zugriff auf eine Kundenakte oder auf Behandlungsprotokolle hat.
  • Ausbildung: Lehrer oder Tutoren, die auf ihrem Smartphone leicht auf Schüler- oder Schülerinformationen zugreifen können.
  • Logistik: einfacher Überblick über Bestellinformationen und welche Artikel sich wo befinden.
  • Feriensiedlung: Belegungsübersicht oder Reservierungsübersicht.
  • Techniker, die Arbeitsanweisungen für eine bestimmte Art von Installation oder Ausrüstung benötigen.
  • Und so weiter.

Es sollte klar sein, dass dies alles nicht unbedingt Themen sind, bei denen ein Social Intranet oder ein digitaler Arbeitsplatz (im engeren Sinne) eine Rolle spielen kann oder sollte. Aber das sind nach Aussage der Mitarbeiter selbst die wichtigsten Themen und es geht vor allem um die digitale Arbeitswelt in ihrer Gesamtheit.

„Langweilige“ Themen erfolgsentscheidend

In der Vergangenheit habe ich nach einer Sendung von BNR, an der ich mitgewirkt habe, auch geschrieben, dass Erfolgsfaktoren für Intranets, soziale Plattformen und digitale Arbeitsumgebungen sind oft nicht „sozial“:

Was bei der Einführung solcher Plattformen hilft, ist eine schrittweise Verbesserung der internen Dienste, sowohl im Großen als auch im Kleinen. Dinge, die heute über eine Reihe sehr unterschiedlicher und oft veralteter Anwendungen abgewickelt werden und die Sie Ihren Mitarbeitern erleichtern können (oder sollten).

Foto einer Gruppe von Leuten, die alle auf ihre Smartphones schauenIch habe einige Beispiele für sekundäre, unterstützende Prozesse genannt, die auf Forschungsergebnissen unter den Mitarbeitern selbst basieren. Unabhängig von der Branche kommen immer die gleichen Dinge vor:

  • Urlaub buchen
  • Finden Sie einen Kollegen
  • Reservieren Sie einen Besprechungsraum
  • Einen Anspruch einreichen
  • Störung melden

Jeder einzelne von ihnen ist kein schillerndes, soziales oder gar interaktives Thema. Es gibt jedoch Aktionen, die täglich Hunderte oder manchmal Tausende von Mitarbeitern durchführen (müssen). Ein paar Minuten Zeit pro Kollege und Monat zu sparen, kann einen großen Unterschied machen. Es gibt mehr Raum für ein Gespräch mit einem Patienten, etwas zusätzliche Hilfe für einen Studenten, eine etwas bessere Abwicklung einer Produktlieferung und ein wenig persönliche Aufmerksamkeit für einen Kunden.

Wie binden Sie Dienstleistungen ein?

Bleibt natürlich die Frage, wie dann? Wie beziehen Sie interne digitale Services in Ihre Pläne für Ihr Intranet oder Ihren digitalen Arbeitsplatz ein? In Design und Entwicklung? Bei der kontinuierlichen Optimierung Ihrer digitalen Tools?

Die richtigen Gespräche mit Kollegen führen

Das fängt natürlich am Anfang an: Das Wichtigste ist, zu wissen, welche Bedürfnisse und Erwartungen Ihre Kollegen haben. Verlassen Sie sich also nicht auf die Listen, die ich weiter oben in diesem Artikel gepostet habe, sondern darauf, was Ihre Mitarbeiter selbst fragen.

Es ist wichtig, sie nicht pauschal zu fragen: „Welche Leistungen benötigen Sie?“ Informieren Sie sich über die Bedürfnisse und Erwartungen der Kollegen, indem Sie in ihren Arbeitsalltag eintauchen.

  • Was machen sie eigentlich? Womit haben sie es zu tun?
  • Welche Informationsquellen und -systeme verwenden sie? Warum dann?
  • Und ist das immer richtig oder manchmal falsch? Was dann?
  • Und so weiter.

Indem Sie auf diese Weise mit Kollegen ins Gespräch kommen, erfahren Sie, was funktioniert (und daher vielleicht daraus lernen kann) und auch, was nicht gut läuft – und somit noch zu tun ist.

Lassen Sie die Mitarbeiter ihre eigenen Prioritäten angeben

Verlassen Sie sich nicht nur auf Gespräche. Denn seien wir mal ehrlich: Mit wie vielen Kollegen können Sie in einer Reihe von Interviews oder Workshops richtig sprechen? Es ist ratsam, eine gute Stichprobe von Kollegen zu erstellen und sie über das abstimmen zu lassen, was sie für die Unterstützung ihrer Arbeit am wichtigsten finden.

Welcher:

  • Information?
  • Funktionen?
  • formulieren?
  • Personen oder Abteilungen?
  • Systeme?

Was brauchen Kollegen davon häufiger als andere Dinge? Diese Form der Priorisierung gibt Ihnen eine Vorstellung davon, woran Sie zuerst arbeiten müssen.

Alle Beteiligten am Tisch

In Zusammenarbeit mit den Abteilungen Kommunikation und ICT kommen Sie in Sachen Intranet und der digitalen Arbeitswelt oft weit. Wollen Sie neben Kommunikation und Kollaboration auch digitale Services verbessern? Dann hast du mehr Komplizen erforderlich.

Zuallererst gibt es Human Resources oder Human Resources (hr). Hinzu kommt die Abteilung für Wohnungs- oder Einrichtungsangelegenheiten. Diese beiden Abteilungen sind die „Hauptlieferanten“, wenn es um interne digitale Services geht: viele Informationen, Vereinbarungen, Erklärungen und sonstiges Nachschlagewerk. Und vieles zum Anordnen, Anfordern, Einreichen oder Organisieren.

Die Informationen aus HR und Facility Affairs befinden sich mittlerweile in mindestens zwei anderen Systemen als Ihrem Intranet, aber diese Systeme sind selbstverständlich Teil Ihrer digitalen Arbeitsumgebung (im weitesten Sinne).

Wie ich schon zusammen mit Tabhita Minten geschrieben habe, und wie in unsere Broschüre „Digital Employee Experience: Mit Ihrem Mitarbeiter zuerst in Richtung einer menschlichen digitalen Arbeitsumgebung“ (Affiliate) benötigen Sie diese vier Unterstützungsleistungen (Kommunikation, ICT, HR und Facility Affairs) mit Menschen ergänzen aus Ihrem Primärprozess und aus dem Management. Auf diese Weise arbeiten Sie als eine Art Eigentümergemeinschaft an interner digitaler Kommunikation und Zusammenarbeit… und internen digitalen Services.

Foto von zwei Personen im Gespräch mit einem Tablet oder Laptop vor sich

Was ist, wenn Organisationen diese Chancen nutzen?

Wir leben in einer Zeit, in der Mitarbeiter verunsichert sind, wieder ins Büro zu gehen, viele (junge) Menschen Burnout-Symptome haben und viele Menschen ernsthaft an der Sinnhaftigkeit ihrer Arbeit zweifeln. In den sogenannten „lebenswichtigen“ Berufen wie Pflege, Bildung und Logistik ist die Arbeitsbelastung immens und neue Mitarbeiter werden immer schwieriger zu finden. Geschweige denn behalten. In eben diesen Branchen ist der Regulierungsdruck oft groß, so dass die Menschen neben ihrem eigentlichen Beruf so viele Aufgaben haben, dass dies den Stress erhöht.

Ich glaube, dass hier für viele Organisationen eine Chance liegt. Vielleicht nicht weltbewegend, vielleicht nicht sexy und vielleicht nicht einmal sehr nett… aber gut und richtig und vielleicht sogar fair. Denken Sie darüber für Ihre Organisation nach. Angenommen, die digitale Arbeitsumgebung unterstützt die Mitarbeiter bei ihrer realen Arbeit und die damit verbundene Bürokratie, sie werden Schritt für Schritt entlastet und die Arbeit selbst rückt wieder in den Vordergrund?


Source: Frankwatching by feedproxy.google.com.

*The article has been translated based on the content of Frankwatching by feedproxy.google.com. If there is any problem regarding the content, copyright, please leave a report below the article. We will try to process as quickly as possible to protect the rights of the author. Thank you very much!

*We just want readers to access information more quickly and easily with other multilingual content, instead of information only available in a certain language.

*We always respect the copyright of the content of the author and always include the original link of the source article.If the author disagrees, just leave the report below the article, the article will be edited or deleted at the request of the author. Thanks very much! Best regards!