Anpassung in Excel, wenn der Standard nicht ausreicht [+ tips]

Erfassen Sie Ihre Kontakte in einem System, planen Sie Ihre Aktionen, damit Sie den Überblick behalten und verarbeiten Sie Ihre Daten schnell. Alles drei Themen, die Ihnen als Marketer in Ihrer täglichen Arbeit begegnen. Etwas, worüber Sie eigentlich nachdenken sollten, bevor Sie beginnen. Denn wie wollen Sie das alles aufzeichnen? Und was braucht es, um den Überblick zu behalten und zu steuern? Entscheiden Sie sich für eine Standard-Softwareanwendung oder haben Sie etwas Maßgeschneidertes? Natürlich können Sie auch selbst loslegen, um in Excel etwas klarzustellen. Standard oder kundenspezifisch? Wie trifft man die richtige Wahl?

Standardproblem?

Für ein Standardproblem reicht fast immer eine Standardlösung aus. Das Problem tritt in mehreren Organisationen auf und es gibt längst eine Lösung in Form von Standardsoftware. Buchhaltungsprogramme, Workflow-Systeme und Planungssysteme gibt es auf dem Markt in Hülle und Fülle. Die Chancen stehen gut, dass Sie finden, wonach Sie suchen. Auch Excel bietet standardmäßig eine Reihe von Optionen.

Allerdings haben Standardlösungen auch Nachteile. Beispielsweise ist die Lösung zu teuer für das, was Sie damit machen möchten. Denn wer nur telefonieren möchte, braucht kein Smartphone. Oder umgekehrt: Man kann nicht genug damit machen. Beispielsweise können Sie in diesem Workflow-System möglicherweise nicht alle gewünschten Aktivitäten speichern.

Eine Standardlösung entspricht fast nie zu 100 % der Praxis. Akzeptieren Sie, dass ein System zu 90 % kompatibel ist und passen Sie Ihre Prozesse entsprechend an. Wenn Sie versuchen, das System an Ihre Prozesse anzupassen, passiert oft eines der folgenden Dinge: Entweder es ist sehr teuer, alles nach Ihren Wünschen anzupassen (jedes Mal gibt es einen Berater, der das System anpassen muss) oder das System ist nein nicht mehr verständlich, auch nicht für die Programmierer. Leider habe ich beide Situationen in der Praxis erlebt.

Computer mit Charakteren

Individualisierung teuer?

Zugegeben: Generell ist die Umwandlung einer Standardlösung in eine individuelle Lösung oder die Entwicklung einer neuen Anwendung teuer. Dies gilt nicht für Systeme, die flexibel sind und in denen man selbst etwas erstellen kann, wie zum Beispiel Excel.

Als Excel-Spezialist schaue ich mir natürlich zuerst dieses Programm an, aber es gibt wahrscheinlich noch mehr, in denen man einiges selbst machen kann. Wenn Sie individuelle Arbeiten in Excel entwickeln lassen, hat dies wichtige Vorteile:

  • Erschwingliche Lösung
    Die Entwicklung in Excel ist sehr erschwinglich. Zunächst einmal verfügt fast jeder bereits über eine Lizenz zum Arbeiten mit Excel. Zweitens ist es einfach, während eines Entwicklungsprozesses oder einer Testphase Anpassungen vorzunehmen. Dies reduziert die Kosten erheblich und hält den Preis für die Anpassung in Excel begrenzt.
  • Flexibles Programm
    In Excel ist fast alles möglich, was Sie wollen. Egal, ob Sie sich für eine komplexe und geschlossene Datei oder eine einfache und offenere Datei entscheiden.
  • Einfache Sicherung gegen Fehleingaben
    Angst, Fehler zu machen? In Excel können Sie alle Eingaben einschränken. Auf diese Weise bleiben Formeln und Formatierungen erhalten.

Pfeile nach oben

Excel-Verständnis

Excel wird häufig verwendet, um zu experimentieren und die Wünsche der Organisation in der Praxis zu testen. Das Ziel? Sparen Sie sich den Entwicklungsprozess einer Anwendung. Schließlich ist es immer günstiger, Anpassungen in Excel vorzunehmen als in einer Anwendung.

Hat Excel keine Nachteile?

Natürlich hat Excel auch Nachteile. Genau wie alle anderen Programme. Es wird beispielsweise nicht empfohlen, mit der gesamten Organisation gleichzeitig an einer Datei zu arbeiten. Willst du das? Schauen Sie sich dann genau an, welche Excel-Version Sie haben und wie Sie diese organisieren. In Office 365 in Zusammenarbeit mit Sharepoint klappt die Zusammenarbeit beispielsweise ganz gut, wenn man aber anfängt, Makros zu erstellen, klappt das in einer freigegebenen Datei nicht.

Wenn Sie Standardsoftware kaufen, haben Sie oft den Nachteil, dass diese nicht ganz so genutzt werden kann, wie Sie es möchten. Der Vorteil liegt jedoch oft darin, dass eine Datei weiter entwickelt ist, im Gegensatz beispielsweise zu einer Excel-Datei.

Laptop-Excel

Vorlagen (Excel-Tipp!)

Nutzen Sie alle Möglichkeiten, die Excel bietet? Beispielsweise gibt es in Excel Standardvorlagen.

Wo findet man es?

  • Stellen Sie sicher, dass Sie über eine Internetverbindung verfügen
  • Gehen Sie zum Menü Datei
  • Wählen Sie Neu
  • Nun sehen Sie unzählige Vorlagen, die Sie nutzen können. Einige Tipps:
    • Unter Planer und Tracker finden Sie beispielsweise viele verschiedene Planungsdateien oder Aufgabenlisten
    • Unter Budgets finden Sie Dateien, mit denen Sie den Überblick über Ihre Kosten behalten können
    • Suchen Sie eine Zeiterfassung? Anschließend finden Sie eine Datei, in der Sie Ihre Arbeitszeiten erfassen können

Legen Sie selbst los (Excel-Tipp!)

Wirst du anfangen, selbst etwas zu machen? Beachten Sie dann folgende Regeln:

  • Überlegen Sie zunächst, wie das Ergebnis aussehen soll. Wenn Sie das Ergebnis kennen, wissen Sie auch, was in das System eingegeben werden muss.
  • Erstellen Sie ein Arbeitsblatt für einen Datensatztyp. Also nicht ein Arbeitsblatt pro Monat, sondern ein Arbeitsblatt mit allen Monaten.
  • Fügen Sie einen Datenwerttyp in eine Spalte ein. Also Postleitzahl und Ort in zwei Spalten und nicht in derselben Spalte.
  • Fassen Sie niemals Tabellen in einem Arbeitsblatt zusammen. Dies führt zu Problemen, wenn Sie später mit der Arbeit mit Formeln, Pivot-Tabellen oder sogar Makros beginnen.

Lampentipps

Sie haben also neue Erkenntnisse gewonnen. Wirst du jetzt mit diesen Griffen beginnen?


Source: Frankwatching by www.frankwatching.com.

*The article has been translated based on the content of Frankwatching by www.frankwatching.com. If there is any problem regarding the content, copyright, please leave a report below the article. We will try to process as quickly as possible to protect the rights of the author. Thank you very much!

*We just want readers to access information more quickly and easily with other multilingual content, instead of information only available in a certain language.

*We always respect the copyright of the content of the author and always include the original link of the source article.If the author disagrees, just leave the report below the article, the article will be edited or deleted at the request of the author. Thanks very much! Best regards!