12 Möglichkeiten, elektronische Dokumente einfacher zu signieren

Verwenden Sie bereits elektronische Dokumente mit E-Signaturen? Wenn nicht, ist es wahrscheinlich an der Zeit, damit anzufangen. Elektronische Signaturen haben das Spiel verändert für viele Unternehmen, und sie können auch einer für Sie sein.

Elektronische Signaturen den Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten beschleunigen für Partys, die sich nicht persönlich treffen können. Die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten schafft auch eine weitere Sicherheitsebene, da sensible Informationen in der Post nicht verloren gehen.

Es gibt zwei Arten von elektronischen Signaturen: elektronische Signaturen und digitale Signaturen. Elektronische Unterschriften sind nur Ihre durchschnittliche Unterschrift in elektronischer Form. Laut Adobe, verwenden digitale Signaturen eine Zertifizierungsstelle, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen und Signatur und Zertifikat durch Verschlüsselung miteinander zu verbinden.

Egal, ob Sie eine digitale Signatur mit einem verschlüsselten Zertifikat binden müssen oder mit elektronischen Signaturen einverstanden sind, hier sind 12 Möglichkeiten, wie Sie digitale Dokumente einfach signieren können.

Box, Bildnachweis für elektronische Signatur; Pexels; Dankeschön!

1. Verwenden Sie die Sign-Funktion von Box.

Wie alle großen Technologieunternehmen Box verfügt über eine E-Signatur-Anwendung das macht das Signieren digitaler Dokumente einfach. Diese spezielle Anwendung ist nativ zu Box, sodass Sie sie verwenden können, wenn Sie ein Konto haben.

Box Sign schafft ein nahtloses Signiererlebnis für Ihre Dokumente, die vollständig in der Cloud verwaltet werden. Laden Sie Ihre Dokumente hoch, senden Sie den Link an Ihren Kunden und er kann direkt in Ihrem Konto unterschreiben.

Niemand muss das Dokument herunterladen, um es zu unterschreiben, was Box Sign zur ultimativen E-Signatur-Lösung macht. Wenn für ein Dokument eine Unterschrift erforderlich ist, wird am Rand ein Hinweis angezeigt, dass eine Unterschrift angefordert wurde. Sobald das Dokument unterschrieben wurde, sehen Sie eine weitere Nachricht am Rand, um Sie zu informieren.

Box macht es einfach, wichtige Dokumente in der Cloud zu organisieren und zu verwalten, aber Sie können Box Sign auch auf Ihrer Website verwenden. Mit APIs können Sie Box Sign in Ihre Site einbetten und die Funktionen in Ihren proprietären Anwendungen verwenden.

2. Verwenden Sie nach Möglichkeit die bevorzugte Signaturanwendung Ihres Kunden.

Manchmal haben Kunden starke Präferenzen, die ein Projekt behindern, wenn diese Präferenzen nicht berücksichtigt werden können. Wenn Sie einen Kunden haben, der Ihre übliche E-Signatur-Anwendung nicht verwenden kann oder will, fragen Sie ihn, was er bevorzugen würde.

Die Vorbereitung eines Dokuments für die Unterzeichnung in einer anderen Anwendung wird einige Zeit in Anspruch nehmen, aber wenn dies die einzige Möglichkeit ist, die Unterschrift zu erhalten, kann dies den Prozess tatsächlich beschleunigen.

Sie sollten jedoch nicht auf wählerische Kunden eingehen. Wenn jemand in der Lage ist, eine kostenlose Anwendung herunterzuladen und herauszufinden, geben Sie sich nicht mehr Arbeit, um seine Faulheit zu kompensieren.

3. Senden Sie alle zu unterzeichnenden Dokumente auf einmal.

Der schnellste Weg, alle benötigten Unterschriften zu erhalten, besteht darin, alle Ihre Dokumente auf einmal zu senden. Dann lassen Sie die Leute alles unterschreiben, während sie im Flow sind. Wenn Sie die Dokumente einzeln durchsickern lassen, wird die andere Partei möglicherweise müde, zu unterschreiben und zu zögern.

4. Verdichten Sie Dokumente, um die Anzahl der erforderlichen Unterschriften zu reduzieren.

Einige Dokumente können nicht komprimiert werden, aber wenn Sie mehrere Dokumente haben, die zu einer einzigen Unterschrift gebündelt werden können, wird die Sache einfacher.

5. Verwenden Sie Adobe Reader.

Die meisten Leute haben bereits den Adobe Reader auf ihrem Computer. Darüber hinaus kommt Adobe Reader mit einem kostenlose E-Signatur-Anwendung.

Wenn Sie keine schnelleren Lösungen wie Box Sign verwenden können, entscheiden Sie sich für Adobe Reader, um elektronische Signaturen zu sammeln. Sie werden nicht den Komfort haben, Dokumente in der Cloud zu signieren, aber für einige Kunden ist das in Ordnung.

6. Erstellen Sie ein kurzes Video-Tutorial, das Sie Ihren Kunden geben können.

Wenn Menschen Schwierigkeiten haben, elektronische Dokumente zu unterschreiben, brauchen sie manchmal eine gute visuelle Lektion, wie es geht. Wenn Sie beispielsweise häufig über eine bestimmte Anwendung elektronische Signaturen anfordern, erstellen Sie ein kurzes Video-Tutorial, das den Benutzern erklärt, wie und wo Sie Ihre Dokumente signieren müssen.

Wenn Sie keine Zeit haben, Ihr Video zu erstellen, finden Sie wahrscheinlich ein vorhandenes Tutorial auf YouTube.

7. Verwenden Sie keine Anwendungen, die nicht benutzerfreundlich sind.

Vor allem benutzerfreundliche E-Signatur-Anwendungen sind ein Muss. Wenn Personen Probleme haben, ihre Dokumente elektronisch zu signieren, geben sie möglicherweise auf. Riskieren Sie nicht, Verträge aufgrund einer einfachen technischen Herausforderung zu verlieren.

8. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Signatur-Anwendung für Mobilgeräte geeignet ist.

Laut Statistik nutzen weltweit 6,4 Milliarden Menschen Smartphones. Darüber hinaus betreiben viele Menschen Geschäfte ausschließlich von mobilen Geräten, einschließlich Smartphones und Tablets. Es besteht also die Möglichkeit, dass die Leute Ihre Dokumente von einem mobilen Gerät aus signieren.

Wenn Sie erwarten, dass jemand Ihre Dokumente elektronisch signiert, stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument- und Signaturprozess mobilfreundlich ist.

9. Senden Sie Papierdokumente als Backup per Post.

Nicht jeder, mit dem Sie zusammenarbeiten, wird elektronische Signaturen verwenden. Manchmal können die Leute nicht elektronisch unterschreiben oder der Prozess verwirrt sie. Seien Sie also darauf vorbereitet, eine Papierkopie Ihrer Dokumente per Post an jeden zu senden, der danach fragt.

10. Markieren Sie alle Felder für Unterschriften und Initialen.

Ob Sie Papierdokumente oder elektronische Dokumente verwenden, markieren Sie alle Felder, die für Unterschriften und Initialen vorgesehen sind, deutlich. Ihr gesamter Prozess wird sich verlangsamen, wenn jemand nicht an der richtigen Stelle unterschreibt oder Plätze für Initialen verpasst.

Wenn Sie jemandem ein großes Dokument mit vielen Seiten senden, möchten Sie möglicherweise Ihre Signaturfelder nummerieren. Das Hinzufügen von Zahlen zu jedem Feld hilft einigen Leuten, alle erforderlichen Unterschriften zu vervollständigen.

Angenommen, jemand hat gerade Unterschrift Nr. 3 unterschrieben und die Seite umgeblättert. Wenn die nächste Seite die Signatur Nr. 5 zeigt, wissen sie, dass sie eine verpasst haben.

Logischerweise sollte es offensichtlich sein, wenn jemand eine Seite überspringt, weil die Kopie aus dem Kontext gerissen würde. Viele Leute lesen Dokumente jedoch nicht, bevor sie unterschreiben. Dies gilt sowohl für Papierdokumente als auch für elektronische Dokumente, da die Leute manchmal schnell durch Dokumente scrollen.

12. Verwenden Sie ausschließlich PDF-Dateien.

Fordern Sie keine Signaturen für Microsoft Word-Dokumente oder andere Textverarbeitungsdateien an. Sie können Ihre Verträge in MS Word erstellen, müssen die Datei jedoch als PDF speichern, bevor Sie sie zur Unterschrift senden.

Es gibt einen Grund, warum professionelle Organisationen PDF-Dateien für Verträge verwenden. Sie sind so konzipiert, dass sie Unterschriften akzeptieren. Sobald Sie Ihre PDF-Version erstellt haben, können Sie Signaturelemente überall hinzufügen. Word-Dokumente funktionieren so nicht.

Bonus-Tipp: Geben Sie immer eine Frist für die Rücksendung von Dokumenten an.

Zeitkritische Dokumente müssen unterschrieben und fristgerecht zurückgesendet werden, fügen Sie daher eine Frist ein. Möglicherweise möchten Sie jedoch auch eine Frist für Dokumente festlegen, die nicht zeitkritisch sind.

Ohne eine Frist neigen die Leute dazu, Dinge zu verschieben und zu vergessen. Daher ist die Festlegung von Fristen für alles eine hochrangige Geschäftsstrategie.

Viele Unternehmen scheitern, weil sie für nichts mit Fristen arbeiten. Oder sie setzen Fristen, flexen sie aber ständig aus.

Lass den Leuten nicht so viel Spielraum. Setzen Sie eine Frist und erläutern Sie die Folgen einer verspäteten Lieferung. Beispielsweise kann die verspätete Rückgabe von Dokumenten die Projektstartzeit um eine Woche verschieben.

Wenn Sie ein knappes Schiff haben, können Sie Verträge mit Personen kündigen, die Dokumente nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurücksenden – zum Beispiel ist die Rückgabe eines Dokuments einen Monat nach Ablauf der Frist ein schlechtes Zeichen für zukünftige Geschäfte mit jemand.

Es ist jedoch verständlich, wenn jemand zusätzliche Zeit braucht, um das Dokument mit seinem Anwalt durchzugehen, um sicherzustellen, dass er weiß, was er unterschreibt – solange sie mit dir darüber kommunizieren.

Elektronische Signaturen sind rechtsverbindlich.

Nachdem Sie nun alle Tricks kennen, um Ihre PDF-Dokumente einfach elektronisch zu signieren, fragen Sie sich, ob elektronische Signaturen rechtsverbindlich sind. Die Antwort ist ja.

Elektronische Signaturen waren legal auf Bundesebene verbindlich seit 2000, als das ESIGN-Gesetz verabschiedet wurde. Einige Dokumente können jedoch nicht elektronisch signiert werden; Dazu gehören Testamente, testamentarische Trusts, familienrechtliche Dokumente, Gerichtsdokumente, Stornierungen von Versicherungspolicen, Produktrückrufe und vieles mehr.

E-Signaturen machen das Leben einfacher.

Ganz gleich, welche Art von Vertrag Sie unterschreiben müssen, die Verwendung elektronischer Signaturen erleichtert Ihnen das Leben. Egal, ob Sie ein Unternehmen oder ein Solopreneur sind, Ihr Geschäft läuft besser, wenn Sie von physischen Signaturen zu elektronischen Signaturen wechseln.

Bildquelle: energepicdotcom; Pexels; Dankeschön!


Source: ReadWrite by readwrite.com.

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